Factura electrónica

La factura electrónica NO es un PDF. Factura Electrónica es aquella que se emite y recibe por medios y formato electrónico.

Para que una factura electrónica sea válida, deberá tener un formato XML, siendo esté formato el más habitual. Otros formatos utilizados son el EDIFACT o Facturae. Este último es el utilizado por la Administración Pública Española. De este modo, la factura electrónica requiere de firma electrónica y software que permita la facturación electrónica.

la factura electrónica será obligada para todas las operaciones comerciales B2B (Business to Business) cuando el emisor y destinatario estén establecidos en España.

La factura electrónica se convertirá en un requisito obligatorio para una buena parte de las operaciones comerciales. Así, la Ley Crea y Crece señala en su artículo 12 que “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

Esta obligación de emitir factura electrónica con otras empresas tiene un período de adaptación. Por lo tanto los autónomos y las pymes tendrán que empezar a emitir factura electrónica en las operaciones con otras empresas dentro de 1 o 2 años (entre 2024 y 2026) desde la aprobación del nuevo reglamento de facturación.

De esta forma, podemos decir que la factura electrónica ya es obligatoria para: sociedades que emitan facturas dirigidas a las administraciones públicas.

Y será obligatoria para todos los autónomos que facturen con otros profesionales:

• A finales de 2024 o principios de 2025: si la facturación es superior a los 8 millones de euros.
• A finales de 2025 o principios de 2026: si la facturación es inferior a los 8 millones de euros.

Además, dentro de esta obligación, habrá un plazo extra para que algunos negocios tengan que empezar a comunicar el estado de sus facturas.

• A finales de 2026 o principios de 2027: los autónomos persona física tendrán que empezar a comunicar el estado en el que se encuentran sus facturas a los proveedores. El resto de empresas tendrán que hacerlo antes, entre 2024 y 2025.

Sin embargo, existen algunas operaciones que todavía pueden continuar con las facturas en papel. Por ejemplo, no están obligados a hacer factura electrónica las empresas y profesionales que facturen a consumidores finales o usuarios particulares.

Teniendo en cuenta la información expuesta anteriormente, los autónomos y PYMES tendrán la necesidad/obligación de adquirir un software de facturación reconocido, que se actualice constantemente a todas las normativas que van entrando en vigor y que sea compatible con los estándares que establece la AEAT.

Te dejamos nuestras recomendaciones: Quipu, Holded, Wolkers Kluwer, Sage

Para más información, consulta nuestra entrada de blog: Comparativa de programas de facturación electrónica: Holded, Quipu, Sage, A3 (Wolkers kluwer)

La factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos y empresas que facturen a otros profesionales o empresas.

• Inicialmente, para aquellas entidades que su facturación sea superior a los 8 millones de euros.
• Y en un segundo plazo, para aquellas para las que la facturación es inferior a los 8 millones de euros.

Además, dentro de esta obligación, habrá un plazo extra para que algunos negocios tengan que empezar a comunicar el estado de sus facturas.

Sin embargo, existen algunas operaciones que todavía pueden continuar con las facturas en papel. Por ejemplo, no están obligados a hacer factura electrónica las empresas y profesionales que facturen a consumidores finales o usuarios particulares.

Existen facturas electrónicas de formato estructurado y no estructurado. Aunque una factura en PDF también sería considerada factura digital, en este caso, su formato es no estructurado.

Por otro lado, podemos generar facturas de formato estructurado, que requieren de una serie de campos concretos que pueden variar en función de la Administración que recibirá el documento.

Este último formato es el que actualmente sólo es obligatorio para autónomos y empresas que trabajan con la Administración Pública.

Se genera el mencionado archivo XML que el proveedor debe subir a la plataforma según indicaciones de la Administración.

La Ley Crea Crece entra en vigor 19 de octubre de 2022 y:

1. Facilita la creación de nuevas empresas mediante la constitución de nuevas sociedades limitadas a partir de 1 euro y forma telemática o de los puntos PAE.
2. Obliga a emitir y recibir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, además de informar la fecha de pago (control morosidad).

La Ley Antifraude, entre otras medidas, marca una limitación de los pagos permitidos en efectivo a 1.000,00 euros y medidas sancionadoras para aquellos que utilicen programas que permiten generar dobles contabilidades.

Esta Ley obliga que los sistemas informáticos de facturación cumplan unos determinados requisitos:

• Que no permitan una doble contabilidad.
• Que no permitan alterar transacciones.
• Deberán cumplir con unas especificaciones técnicas.
• La ley establece régimen sancionador por infracciones tributarias (utilizar software que no cumplan normativa, software de doble facturación).