Autor: Equipo laboral de Laver Consultores
Dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social y cumplir las obligaciones de Prevención de Riesgos Laborales antes de su incorporación no es una formalidad. Es una obligación legal con consecuencias económicas y penales en caso de accidente. El alta tramitada un minuto después de que el trabajador empieza ya es un incumplimiento.
En Laver vemos este error con más frecuencia de lo que cabría esperar. No suele ser descuido, suele ser urgencia. Una incorporación que se adelanta, un sustituto que entra el mismo día, una nueva contratación que se decide a última hora. El resultado es el mismo: un trabajador activo sin alta tramitada y una empresa expuesta a sanciones graves o muy graves si se produce cualquier incidente.
Por qué el alta tiene que ser previa, no simultánea
El sistema de la Seguridad Social registra con precisión la fecha y la hora exacta en la que se tramita cada alta. No es un campo aproximado, es un sello horario verificable por la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
Esto significa que si un trabajador empieza a las 9:00 y el alta se tramita a las 9:15, hay un incumplimiento documentado aunque la diferencia sea de minutos. La Administración puede contrastar ese dato con el horario de fichaje, con el sistema de registro horario obligatorio o con cualquier comunicación interna de la empresa.
Y hay un escenario aún más crítico que muchas empresas no consideran: un accidente laboral puede producirse durante el trayecto al trabajo en el primer día de incorporación. Si el trabajador no está dado de alta en ese momento, el accidente no estará cubierto por la Seguridad Social. La empresa asume toda la responsabilidad económica y puede enfrentar consecuencias penales.
Hace unos meses una empresa del sector logístico nos contactó después de recibir una notificación de la Inspección de Trabajo. Habían contratado a un trabajador con urgencia para cubrir una baja médica. El trabajador empezó por la mañana, el alta se tramitó por la tarde, una vez que la asesoría anterior recibió la comunicación. La inspección detectó la diferencia horaria en el sistema de la TGSS. La sanción fue de 2.000 €. Sin incidente, con suerte. Si hubiera habido un accidente, las consecuencias habrían sido muy distintas.
Las dos obligaciones que deben cumplirse antes de la incorporación
Antes del primer minuto de trabajo de cualquier nuevo empleado, la empresa debe tener resueltos dos frentes distintos. Son independientes y no puede sustituir uno al otro.
1. Alta en la Seguridad Social
El alta debe tramitarse con carácter previo al inicio de la prestación de servicios. La TGSS admite comunicar el alta con hasta 60 días de antelación. No existe razón técnica ni operativa para tramitarla después. Si la incorporación es urgente, el alta se puede tramitar con pocas horas de margen — pero siempre antes del inicio.
Lo que necesita la empresa para tramitar el alta:
- DNI o NIE del trabajador (foto del NIE vigente).
- Número de afiliación a la Seguridad Social (si ya ha cotizado anteriormente)
- Datos del contrato: tipo, jornada, grupo de cotización y fecha de inicio
- Código de cuenta de cotización de la empresa
Si la empresa trabaja con una asesoría laboral, debe comunicar la nueva contratación con la antelación suficiente para que la asesoría tramite el alta antes del inicio. Una comunicación a las 8:45 para una incorporación a las 9:00 no da margen operativo.
2. Obligaciones de Prevención de Riesgos Laborales
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales obliga a todas las empresas con trabajadores a cargo, sin excepción de tamaño ni sector. Antes de que un trabajador acceda por primera vez a su puesto, deben estar cumplidas tres obligaciones preventivas:
- Evaluación de riesgos del puesto. El puesto de trabajo debe tener una evaluación de riesgos vigente que identifique los riesgos específicos de esa posición.
- Formación e información en PRL. El trabajador debe haber recibido formación sobre los riesgos de su puesto y las medidas preventivas aplicables. Esta formación debe documentarse.
- Entrega de Equipos de Protección Individual (EPI). Cuando el puesto requiere el uso de EPI (guantes, calzado de seguridad, casco, gafas u otros) deben entregarse al trabajador antes del inicio de la actividad, junto con las instrucciones de uso. La entrega debe quedar documentada con la firma del trabajador.
- Vigilancia de la salud cuando corresponda. Para determinados puestos y riesgos específicos, el reconocimiento médico previo o inicial es obligatorio.
Ninguna de estas obligaciones puede cumplirse sobre la marcha. Requieren planificación previa y un Servicio de Prevención que las gestione. Si la empresa no tiene un sistema preventivo activo, cada nueva contratación es un riesgo añadido.
Qué es un Servicio de Prevención Ajeno y quién está obligado
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales permite organizar la prevención en la empresa de varias formas. La más habitual para pymes es contratar un Servicio de Prevención Ajeno (SPA): una entidad externa acreditada que asume las funciones preventivas.
Todas las empresas con al menos un trabajador están obligadas a tener organizada la prevención. La modalidad depende del tamaño, el sector y los riesgos. Para la mayoría de pymes, el SPA es la solución más eficiente: externaliza la gestión preventiva, garantiza el cumplimiento normativo y documenta todo el proceso.
Un SPA se encarga de:
- Evaluar los riesgos de cada puesto de trabajo
- Planificar y documentar las medidas preventivas
- Proporcionar la formación e información a los trabajadores
- Gestionar la vigilancia de la salud (reconocimientos médicos)
- Actualizar la documentación cuando cambian los puestos o las condiciones
- Acompañar a la empresa en caso de inspección o accidente
Un taller mecánico con cuatro empleados nos contactó después de recibir un requerimiento de la Inspección de Trabajo durante una visita rutinaria. No tenían SPA contratado ni documentación preventiva de ningún tipo. La evaluación de riesgos era inexistente. Ninguno de los trabajadores había recibido formación en PRL. La regularización fue urgente y costosa. Con un SPA desde el inicio, el coste mensual habría sido muy inferior a la sanción y al coste de la regularización.
Sanciones por no cumplir: las cifras que debes conocer
El régimen sancionador se regula en el Real Decreto Legislativo 5/2000, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las infracciones en materia de Seguridad Social y PRL tienen tres niveles: leves, graves y muy graves.
| Infracción | Calificación | Sanción |
|---|---|---|
| No dar de alta al trabajador antes del inicio de la actividad | Grave | 751 € a 7.500 € por trabajador |
| Alta tramitada después del inicio (diferencia de horas) | Grave | 751 € a 7.500 € por trabajador |
| Accidente laboral con trabajador no dado de alta | Muy grave | 7.501 € a 225.018 € + responsabilidad civil |
| Incumplimiento de obligaciones de PRL (evaluación de riesgos, formación, vigilancia de la salud) | Grave / Muy grave | 751 € a 225.018 € según gravedad |
| Ausencia de Servicio de Prevención Ajeno o propio cuando es obligatorio | Grave | 751 € a 7.500 € por trabajador |
La sanción económica es sólo una parte del riesgo. En caso de accidente laboral grave con trabajador no dado de alta, la empresa puede enfrentar responsabilidad civil directa por las prestaciones que debería haber cubierto la Seguridad Social. En supuestos de negligencia grave, también puede existir responsabilidad penal para los administradores.
Cómo organizar el proceso de contratación para no tener riesgos
El error más frecuente que vemos no es desconocimiento, es falta de proceso. Las empresas saben que hay que dar de alta al trabajador. El problema es que no tienen definido cuándo y cómo comunicarlo a su asesoría, y en situaciones de urgencia ese paso se queda en el tintero.
Estas son las tres reglas que recomendamos aplicar en todas las contrataciones, independientemente de la urgencia:
- Primero: comunicar la incorporación a la asesoría laboral con un mínimo de 24 horas de antelación. Si la incorporación es más urgente, comunicar de inmediato, pero siempre antes de que el trabajador entre. Una llamada de cinco minutos evita una sanción.
- Segundo: confirmar que el SPA tiene la evaluación de riesgos del puesto actualizada y que la formación está planificada antes del inicio. Si el puesto es nuevo o las condiciones han cambiado, hay que actualizar la evaluación previamente.
- Tercero: no considerar que la firma del contrato equivale al alta en Seguridad Social. Son dos trámites distintos. El contrato puede firmarse antes del inicio. El alta debe tramitarse antes del inicio. Son cosas distintas que deben coordinarse.
Criterio de Laver: en las empresas con las que trabajamos, establecemos un protocolo claro de comunicación de nuevas contrataciones. El equipo de RRHH o el responsable de la empresa tiene un canal directo con nuestro equipo laboral para gestionar el alta antes de cualquier incorporación. Cuando ese protocolo existe, el riesgo desaparece. Cuando no existe, el riesgo es permanente.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación hay que tramitar el alta en la Seguridad Social?
El alta puede tramitarse hasta 60 días antes del inicio. El límite mínimo es que esté hecha antes del primer minuto de trabajo. No existe un plazo de horas mínimas, pero en la práctica es recomendable gestionarla con al menos 24 horas de antelación para garantizar que cualquier incidencia técnica esté resuelta a tiempo.
¿Qué pasa si el trabajador tiene un accidente el primer día y no está dado de alta?
Si el accidente se produce antes de tramitar el alta, el trabajador no tiene cobertura de la Seguridad Social. La empresa asume la responsabilidad de todas las prestaciones que debería haber cubierto el sistema público. La sanción por dar ocupación sin alta previa está tipificada como infracción muy grave en el artículo 23.1.a) del LISOS, con multas de hasta 225.018 € ⚠ en grado máximo, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que pueda derivarse.
¿Puedo no tener Servicio de Prevención Ajeno si solo tengo uno o dos trabajadores?
No. Todas las empresas con al menos un trabajador están obligadas a tener organizada la prevención de riesgos laborales. No existe exención por número de trabajadores. Lo que varía es la modalidad: en empresas muy pequeñas y de bajo riesgo, el empresario puede asumir personalmente las funciones preventivas si cumple ciertos requisitos. Pero la obligación preventiva existe desde el primer empleado.
¿La formación en PRL puede darse después de que el trabajador empiece?
No. La formación debe proporcionarse antes del inicio de la actividad en el puesto, especialmente para puestos con riesgos específicos. Proporcionarla durante los primeros días puede ser tolerado para formación general, pero la información sobre riesgos específicos del puesto debe ser previa a la exposición a esos riesgos.
¿Qué documentación puede pedir la Inspección de Trabajo sobre PRL?
El plan de prevención, la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva, los registros de formación e información, los acuses de recibo de EPI, los resultados de vigilancia de la salud y el contrato con el SPA. Si alguno no existe o está desactualizado, la empresa está en situación de incumplimiento.
También puede requerirse justificación de que la formación se impartió dentro de la jornada laboral o, en caso contrario, documentación de la compensación acordada. La formación impartida fuera del horario sin compensación puede considerarse incumplimiento aunque el trabajador la haya recibido.
Cómo puede ayudarte Laver
Las dos situaciones que describimos en este artículo (el alta tardía y la ausencia de SPA) son evitables al cien por cien. No requieren grandes inversiones: requieren proceso y anticipación.
En Laver gestionamos el alta en la Seguridad Social de tus trabajadores antes de su incorporación, coordinamos con los servicios de prevención y te alertamos cuando hay cambios normativos que afectan a tus obligaciones. Si tu empresa no tiene aún un SPA contratado o no estás seguro de si tu documentación preventiva está al día, podemos analizar tu situación y ayudarte a regularizarla.
¿Necesitas revisar el proceso de contratación de tu empresa o contratar un Servicio de Prevención Ajeno? Consulta gratuita con nuestro equipo laboral en laverconsultores.com/servicios/gestion-nominas-asesoramiento-laboral/ o llámenos al 932 929 930.
Normativa de referencia
- Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales — BOE-A-1995-24292
- Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, Reglamento de los Servicios de Prevención — BOE-A-1997-1853
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), arts. 22, 23 y 40 — régimen sancionador
- Real Decreto Legislativo 8/2015, Texto Refundido Ley General de la Seguridad Social — arts. 138 y siguientes sobre alta y baja de trabajadores
- Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015), art. 19 — derecho a protección frente a riesgos laborales
