Claves para las retenciones del trabajo

Comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo a su pagador o de la variación de los datos previamente comunicados (Modelo 145)

Te recordamos que cada vez que un empleado empieza a trabajar en tu empresa, debes solicitarle que rellenen el Modelo 145, indicando sus datos personales y familiares. La empresa utilizará esta información para calcular la retención de IRPF que debe aplicarse en su nómina.

Además, debe comunicarse con este mismo modelo, si alguna de las circunstancias notificadas inicialmente ha cambiado.

Con esta información, la empresa podrá calcular la retención estimada para el próximo ejercicio, según los ingresos esperados de un trabajador, salario fijo anual, y su retribución variable esperada. La retribución variable se calcula como mínimo según las variables del año anterior, salvo que factores objetivos indiquen que serán menores este año. También se deben agregar los salarios en especie.

Modelo 145

Para conocer la situación familiar de los empleados, pídeles que rellenen el Modelo 145, que se utiliza para comunicar los datos de los asalariados a su pagador o cambios en los datos comunicados previamente. Si un empleado te ha dado este modelo antes (por ejemplo, cuando firmaste el contrato de trabajo), no necesitas dárselo todos los años a menos que sus circunstancias personales hayan cambiado. Sin embargo, para que tu empresa siempre tenga los datos más actualizados, es mejor que sus empleados te proporcionen el formulario completo cada mes de enero.
En enero se les brinda la posibilidad de cumplimentar el Formulario 145 para reportar cambios ocurridos en el año anterior pero que aún no se han comunicado. Aunque la presentación del Modelo 145 no es obligatoria, es aconsejable, ya que todos se beneficiarán:

Si estos cambios significan un tipo más bajo de retención de impuestos, tus trabajadores recibirán una cantidad neta más alta cada mes. Si asumen un aumento evitarán las sanciones que les pueda imponer el Ministerio de Hacienda por no haber comunicado a la empresa los cambios anteriores.

Por su parte, tu empresa evitará que tus empleados comuniquen cambios del año anterior en otras épocas (por ejemplo, a mediados de año), lo que les obligaría a recalcular el tipo de retención a cuenta determinada en enero.

Atención

Afecta a los tipos de retención aplicables, el número de hijos de los trabajadores, si se ha confirmado un cierto grado de discapacidad, o si el tribunal ordena que el empleado esté obligado a pagar a sus cónyuge una pensión compensatoria o una pensión alimenticia a favor de los hijos.

Los datos relacionados con el estado personal y familiar del perceptor deberán comunicarse antes del primer día de cada año natural o antes del inicio de la relación laboral. La empresa deberá conservar a disposición de Hacienda, junto a las comunicaciones presentadas por los perceptores, los documentos que hayan sido aportados acompañando a las mismas.

La falta de notificación al pagador de las circunstancias personales y familiares, así como de la realización de pagos que afecten a la determinación del tipo de retención, establecerá que se aplique el tipo de retención correspondiente, sin tener en cuenta las circunstancias anteriores.

La inclusión de datos inexactos, falsos o incompletos en esta comunicación, así como la falta de comunicación de variaciones en los mismos que, de haber sido conocidas por el pagador, hubieran determinado una retención superior, constituye infracción tributaria sancionable con multa del 35% al 150% de las cantidades que se hubieran dejado de retener por esta causa.

El momento en el que los trabajadores deben comunicar los cambios en sus circunstancias personales o familiares variará de una situación a otra. De esta forma, si se cumplen los dos requisitos siguientes a la vez, el trabajador deberá notificarlo dentro de los 10 días posteriores al cambio de situación:

Cuando para dicho cambio la Ley haya previsto que es posible regularizar el tipo de retención a mitad de año.

Cuando el cambio suponga un aumento del tipo de retención aplicable.

Pueden ponerse en contacto con Laver Consultores para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.