Cómo combatir los ladrones del tiempo

Hoy en día tenemos dificultades para compaginar nuestras obligaciones del trabajo con nuestros compromisos personales. Cuántos de nosotros hemos deseado en algún momento que un día tuviese 25 horas en lugar de 24. Pero esta no es la solución, lo que sí puede resultarnos de utilidad es poner nuestro foco de atención en ver cómo nos gestionamos a nosotros mismos, cómo nos administramos y de qué manera decidimos gestionar el tiempo del que disponemos. El desafío está en ser nosotros los que controlamos el tiempo y no él a nosotros.

Hablemos de aquellos ladrones del tiempo más frecuentes y de los cuales muchas veces somos conscientes pero que al final acaban haciendo que tengamos la sensación que no nos llegan las horas y nos vuelven más desorganizados, lentos e ineficaces.

El teléfono y el correo electrónico son dos de las interrupciones más frecuentes con las que lidiamos en nuestro día a día. Y muchas veces pasan de ser herramientas que están a nuestro servicio a ser meros entorpecedores que afectan a nuestra productividad, nos enlentecen e impiden que trabajemos de una manera continuada.

En relación a las llamadas, lo primero que hay que tener claro es si en ese momento la podemos atender o no. Si estamos concentrados con una tarea importante, no la atenderemos e informaremos a nuestros compañeros para que tampoco sean ellos los que nos interrumpan. Cuando Laver Consultorestengamos que hacer varias llamadas, las concentraremos en un mismo bloque de tiempo y las haremos de una tirada. Pondremos en práctica darle un propósito y objetivo (qué persigo y que quiero conseguir) así como mostrarnos directos y precisos durante la conversación (“qué puedo hacer por usted”, “en qué le puedo ayudar”, “qué es lo que necesita”).

El correo electrónico es similar al teléfono, es importante que nos fijemos momentos específicos para procesarlo y evitar tenerlo permanentemente abierto. Cuando seamos nosotros los que escribimos, sintetizaremos al máximo el asunto del mail, escribiremos  mensajes breves, precisos y directos y sobre todo intentaremos que los mensajes se traduzcan en acciones. Crearemos carpetas en nuestro Outlook que agilicen la lectura y nos ayuden a priorizar los mails.

Posponer determinadas tareas también puede convertirse en un ladrón de nuestro tiempo. Muchas veces tendemos a posponer determinadas tareas (aquellas más difíciles, desagradables o con objetivos poco específicos) y caemos en el error de dejarlas para cuando tengamos más tiempo. Lo que sucede es que nunca acabamos de disponer de ese tiempo y acaba convirtiéndose en un problema. El hecho de posponerla genera una acumulación de tensión y desgate de energía, la sensación de tener algo pendiente todo el día, falta de concentración e incapacidad de estar al 100% en la tarea en la que estoy. Debemos habituarnos a ponernos manos a la obra lo antes posible y pasar a la acción, así conseguiremos liberar toda la energía que teníamos concentrada en el tema en cuestión y nos quedaremos tranquilos.

Muchas veces lo que nos sucede es que no sabemos decir que no y lo que acaba pasando es que invertimos más tiempoLaver Consultores en los otros y en sus cosas que en nosotros mismos y en lo que es realmente prioritario para nosotros. De esta manera, acabamos teniendo la sensación que no damos abasto, que no llegamos y que necesitamos más horas para poder cumplir con todo. En algunas ocasiones, esto puede llevarnos a incumplir promesas que repercuten en la confianza que habían depositado en nosotros. En este caso, lo que sí que está en nuestras manos es decidir cuáles son las prioridades más altas y tener el valor de decir que no a otras cosas. Además, si uno sabe que no va a poder responder en el plazo que se le pide es importante que afronte el no. De este modo, no generaremos falsas expectativas en el otro y evitaremos posponer la decisión.

A muchos (sobre todo los que lideramos equipos), puede sucedernos que no delegamos. Algunas de las consecuencias pueden ser que consumimos nuestro tiempo y nos sobrecargamos de trabajo innecesario que podrían hacer otras personas. Debemos dejar de pensar que delegar es una pérdida de tiempo y empezar a pensar en el retorno que puede tener una buena delegación.  Otro motivo por el que delegamos puede ser la necesidad de control, querer comprobarlo todo personalmente y que las cosas se hagan a “nuestra manera”. Al final, las consecuencias de esto pueden ser equipos menos autónomos y comprometidos. Por lo tanto, un primer paso será que tengamos claro qué tareas son las que si podemos delegar y que no es necesario que hagamos nosotros. También es importante que invirtamos un tiempo en formar a nuestros equipos y les expliquemos las tareas que les vamos a delegar.

Por último me gustaría hablar de las reuniones. Una parte importante den nuestra jornada laboral, muchas veces se va en reuniones y más reuniones. Y algunas de ellas pueden ser algo improductivas. Les ha sucedido alguna vez, estar toda la mañana reunido y al salir no tener claro de cuál ha sido la conclusión a la que se ha llegado o no saber por qué le han convocado a usted a la reunión. Es importante que les demos un sentido claro y real antes de asistir y que no acabemos asistiendo porque es lo que toca. ¿Y cómo podemos vencer a este ladrón? Tener claro cuál es el objetivo de la reunión, si hay que preparar alguna documentación hacerlo con antelación e informar también a los asistentes. Hacer reuniones breves y evitar que se eternicen. Al inicio de la reunión hay que dejar claro cuál es el objetivo y qué es lo que se espera de cada uno de los participantes.