¿Cómo introducir gastos de ejercicios anteriores?

En algunas ocasiones, nos podemos encontrar en las empresas sin registrar gastos de la actividad de ejercicios anteriores, nos preguntamos qué hacer con ellos.

Ya sea porque la factura nunca llegó, se extravió, se dejó para contabilizar después y se olvidó, o por cualquier otra razón, no es de extrañar que una vez cerrado el ejercicio salgan a relucir gastos o pérdidas que no se llegaron a contabilizar en su momento y nos asalten las dudas de cómo proceder ahora para su registro contable y su posible deducción.

En términos generales, no hay nada que impida que la empresa registre y debite gastos después de su año correspondiente. Habitualmente, el Ministerio de Hacienda aceptará la deducción, y, sólo en casos excepcionales la impugnará.

De hecho, Hacienda sólo impondrá restricciones si, al registrar el gasto en el año siguiente, la empresa tributa menos que si lo hubiese contabilizado en el ejercicio correcto.

Por ejemplo:

No le permitirá deducir una amortización si el activo en cuestión ya ha traspasado su vida útil máxima.

Regularizará la situación si con la contabilización del gasto, su empresa ha conseguido compensar unas pérdidas que, de haber actuado correctamente, no podría haber compensado.

Hacienda no le permitirá contabilizar y deducir ahora un gasto que corresponda a un ejercicio ya prescrito.

Pero incluso si Hacienda no se vio perjudicada y no diga nada al respecto, recuerde que esto sería una violación de las normas contables (que exigen que los ingresos y los gastos se contabilicen conforme se devengan).

NOTA. La fiscalidad sigue el criterio contable de imputar los ingresos y los gastos según devengo, con independencia de las fechas de cobro y pago. Sin embargo, los contribuyentes pueden solicitar a Hacienda un método de imputación temporal distinto, por ejemplo, el de caja (la solicitud deberá presentarse en los 6 meses antes de la finalización del primer período impositivo en que dicho criterio vaya a producir efectos. Si la Administración no contesta en un plazo de 6 meses, se entiende estimada la solicitud).

Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables

De especial trascendencia para la empresa, resultan las consideraciones sobre los posibles cambios en criterios contables, errores y estimaciones, todos ellos son analizados en la Norma de Registro de Valoración (NRV) 22ª «Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables» del Plan General de Contabilidad (PGC) y NRV 21ª del PGC PYME.

Según estas NRV, cuando se produzca un cambio de criterio contable, se aplicará de forma retroactiva y su efecto se calculará desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga de información.

Respecto a los ingresos o gastos correspondiente a ejercicios anteriores que se deriven de dicha aplicación motivará, en el ejercicio en que se produce el cambio de criterio, de acuerdo a la NRV, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto, en una partida de reservas salvo que afectara a un gasto o un ingreso que se imputó en los ejercicios previos directamente en otra partida del patrimonio neto.

Además, Se revisarán las cifras afectadas en la información comparativa anual por cambios en el criterio contable.

Atención. En el cierre del ejercicio hay que revisar hechos posteriores (NRV 22ª del PGC) y verificar si existen cambios en las estimaciones, errores o cambios de criterio. Recordar que los errores y cambios de criterio tienen un efector retroactivo (cargo o abono a reservas) mientras que los cambios en las estimaciones tienen un efecto prospectivo (efecto en los años siguientes).

En la subsanación de errores relativos a ejercicios anteriores, la NRV establece que le serán de aplicación las mismas reglas que para los cambios de criterios contables. A estos efectos, se entiende por errores las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haber utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible cuando se formularon y que la empresa podría haber obtenido y tenido en cuenta en la formulación de dichas cuentas.

Por tanto, para registrar un gasto de un ejercicio anterior no podemos utilizar la cuenta del grupo 6 que correspondería según su naturaleza, sino que utilizaremos la cuenta 113 de Reservas Voluntarias, que se cargará por el importe resultante del efecto neto deudor de los cambios experimentados por la corrección del error contable, con abono a las respectivas cuentas representativas de los elementos patrimoniales afectados, incluyendo las relacionadas con la contabilización del efecto impositivo del ajuste.

A recordar:

Cuando se trata de un error contable, y el gasto se contabilizó en un momento anterior o el ingreso en un momento posterior al devengo, se tiene que regularizar la situación mediante una complementaria. Cuando el gasto se contabiliza en un momento posterior o el ingreso en un momento anterior a devengo, se puede dejar como está, salvo que exista perjuicio económico para la Hacienda Pública.

Los cambios de criterios contables se aplican de manera retroactiva considerando el nuevo criterio como si éste se hubiese aplicado siempre. En este caso, se debe realizar un ajuste fiscal por los años anteriores.

Si al cerrar las cuentas de su empresa observa que en años anteriores dejó de contabilizar algún gasto, podrá computarlo ahora en su contabilidad en los siguientes términos:

  • Podrá deducir el gasto en su Impuesto sobre Sociedades mediante un ajuste extracontable negativo. Eso sí, asegúrese de que dicho gasto cumple los requisitos para ser considerado fiscalmente deducible, y que no han pasado más de cuatro años desde el ejercicio en el que debió haberse imputado.
  • No debe contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. Al tratarse de una partida procedente de un ejercicio anterior, deberá cargarlo directamente contra la cuenta de reservas.