El reto de la innovación en los despachos profesionales

Renovarse o morir dice aquella conocida frase que podemos entender como innovar o quedarse estancado. Si la innovación es inherente a muchos sectores de la economía tales como automoción, químico, médico, etc., ¿cómo no va a serlo en el mundo de los despachos profesionales?

 

Puede resultar más evidente la innovación en los sectores mencionados porque de ella depende su futuro y su progreso frente a las demás empresas del sector pero en los despachos profesionales, ¿cómo podemos innovar?

Diversos son los ámbitos de gestión de un despacho profesional susceptibles de innovación: ampliación del catálogo de servicios ofrecidos por nuestro despacho, profundizar en las nuevas tecnologías, en la gestión del despacho, en la gestión documental, etc.

En cuanto a los servicios que nuestro despacho ofrece, resulta conveniente no perder de vista qué tipología de servicios queremos ofrecer. No porque otras firmas estén ofreciendo un determinado servicio, lo vamos a incluir en nuestro catálogo de servicios. Para ello, resulta esencial plantearse si nos interesa ofertar un determinado producto y analizar esta cuestión desde el punto de vista de posicionamiento de nuestro despacho en el sector, ¿queremos que se nos asocie con un determinado servicio? ¿Queremos completar nuestra oferta de servicios y poder ofrecer un servicio completamente global?

En este sentido, es muy importante valorar la rentabilidad de aquél producto que estamos considerando ofrecer, no considerar únicamente como indicador objetivo la facturación sino conjuntamente con la rentabilidad en términos relativos pues facturaciones elevadas pueden perfectamente proporcionarnos unos márgenes de rentabilidad peores en comparación con otros productos al igual que sucede con los clientes.

Pero innovar no es únicamente ofrecer servicios nuevos pues podemos innovar prestando un servicio que ya veníamos ofreciendo pero de manera diferente; ya sea desde el punto de vista tecnológico, funcional u operativo.

Desde un punto de vista tecnológico, es especialmente destacable la puesta en funcionamiento de herramientas que permitan una mejor interactuación entre el profesional y el cliente y que vayan mucho más allá del correo electrónico y del teléfono para pasar a ser auténticas plataformas de comunicación tales como el back office o la oficina virtual que permiten al cliente disponer de los productos que el despacho ofrece a sus clientes de manera permanente y con respuesta inmediata sin que por ello se pierda el contacto entre el cliente y el profesional.

Pero también es posible dar un paso más y brindar a los profesionales del despacho la oportunidad de exponer sus criterios profesionales en relación con materias de actualidad o controvertidas desde un punto de vista técnico mediante los correspondientes foros o artículos de opinión que adicionalmente contribuirán a incrementar la visibilidad de nuestro despacho y a posicionarnos como una firma con conocimiento en una determinada especialidad.

Un área en la que la innovación presenta mayor capacidad de desarrollo es la gestión del despacho entendida como un concepto global que incluye tanto la estrategia del despacho propiamente dicha como los recursos humanos o el marketing.

Innovaremos en nuestra propia organización cuando dispongamos de un modelo de gestión eficiente que nos permita ser polivalentes y afrontar con garantías la creciente profesionalización que se nos demanda. Adicionalmente estaremos siendo innovadores cuando mejoremos la interacción entre las distintas áreas del despacho y ofrezcamos, en consecuencia, un mejor servicio multidisciplinar a nuestros clientes.

En materia de recursos humanos, seremos innovadores si conseguimos que nuestros profesionales estén implicados en la consecución de objetivos comunes y en el fomento de la cultura del trabajo en equipo como elemento dinamizador del trabajo realizado porque el cliente valora muy positivamente el disponer de verdaderos especialistas en determinadas materias más que un comodín que conoce un poco de casi todo.

Sin que lo que hagan los demás despachos implique necesariamente que lo tengamos que hacer nosotros, observar qué están haciendo las demás firmas suele ser una herramienta útil y puede proporcionarnos alguna idea útil si bien despachos profesionales de dimensión semejante acostumbran a realizar estrategias comerciales muy similares y a distinguirlas con alguna característica propia de la firma.

La calidad en nuestro trabajo más allá de ser una exigencia profesional puede ser también un elemento de innovación que nos distinga de otros despachos profesionales. De este modo, la obtención de algún tipo de certificación de calidad reconocido nos puede aportar no sólo una mejora en la calidad de nuestro trabajo sino la acreditación frente a terceros de un estándar de calidad determinado que, a la postre, puede abrirnos alguna que otra puerta, hablando en términos de clientes.

El contexto económico en el que nos encontramos puede presentarnos un escenario en el que innovar, facilitando tanto a nuestros clientes actuales como a los potenciales algunas herramientas que les ayuden a mejorar en la gestión de su negocio, ya sea desde un punto de vista jurídico o económico.

La gestión de nuestro tiempo también es una faceta en la que el reto de la innovación nos permite sacar más provecho de nuestro tiempo ya sea gestionando debidamente tanto el correo electrónico como las llamadas telefónicas o incluso delimitando la duración de las reuniones para cumplir con la agenda que nos hemos planificado.

En cuanto a la gestión del conocimiento, disponer de un buen sistema de gestión documental es una herramienta clave sin la cual, más tarde o más temprano, tendremos problemas de los que pueden derivarse consecuencias negativas para nuestro despacho.

Asimismo, resulta imprescindible disponer de un sistema de archivo y de acceso a la información adecuado que permita a los profesionales de nuestro despacho trabajar de manera eficiente aprovechando las sinergias del trabajo entre las distintas áreas profesionales del mismo.

Si hablamos de marketing, un despacho innovador buscará consolidar y reforzar su marca y su imagen, diseñará estrategias de comunicación que le permitan obtener o incrementar su visibilidad y cuidará su presencia en los medios de comunicación ya sea con ocasión de algún acontecimiento de interés o ya sea con la aparición de alguno de sus miembros en los medios de comunicación.

Evidentemente disponer de una página web dinámica, atractiva, profesional y constantemente actualizada transmite tanto a clientes actuales como a posibles clientes una imagen de moderna e innovadora. No obstante, la web no debe entenderse en ningún momento como una obligación y como algo que hay que actualizar periódicamente sino como una auténtica puerta abierta a nuestro despacho en la que cualquiera puede asomarse y formarse una primera impresión de nosotros.

La búsqueda de clientes también puede ser una muestra de innovación si para ello  buscamos introducirnos en nuevos mercados, ya sea por ofrecer un nuevo servicio, por la zona geográfica en la que se desea entrar o por el cliente objetivo al que pretendemos dirigirnos. Para ello será preciso conocer con antelación las características y especialidades propias del producto ofertado, de la plaza en la que queremos entrar y del cliente tipo al que queremos acceder.

Respecto a los clientes, deberemos preocuparnos por lo que opinan de nosotros, por lo que valoran del servicio que les ofrecemos y por cuáles creen que son nuestros puntos fuertes y débiles bien sea, entre otros medios, a través de las correspondientes encuestas de satisfacción. Asimismo, resulta interesante averiguar cuáles son las necesidades de nuestros clientes porque conocerlas nos puede resultar muy útil a la hora de ofrecer nuevos productos con unas posibilidades superiores de ser acogido favorablemente por nuestra clientela.

Resulta asimismo relevante disponer del mejor soporte informático posible y adecuado para el desempeño de nuestra profesión por lo que innovaremos si disponemos en todo momento de las aplicaciones informáticas más apropiadas.

Desde el punto de vista administrativo, un despacho profesional puede innovar no sólo en su día a día interno sino también en sus relaciones con los clientes. Un sistema de administración con un entorno integrado eficiente permite optimizar tareas como la facturación, el control de impagados, etc. siendo la facturación electrónica uno de los elementos más destacados.

Si entendemos que la formación es esencial para los profesionales, que es evidente que sí, no lo es menos la actualización de los miembros del despacho por lo que conviene mantenerse constantemente actualizado, ya sea mediante la correspondiente formación presencial o a través de la formación on line, cada día más en auge y con un grado de especialización superior.

En conclusión, numerosas son las áreas en las que un despacho profesional puede manifestar su innovación pero no entendida como una obligación sino como un proceso absolutamente necesario en un entorno tan competitivo como el actual en el que, si no somos nosotros los que aceptamos el reto de la innovación, lo harán los demás con el consecuente estancamiento en el que nos veremos inmersos, no tanto por la manera de prestar nuestros servicios sino como concepto de negocio y entendiendo que el despacho profesional es una empresa dedicada a la producción de servicios de calidad y que el nivel de exigencia del cliente es cada día mayor.