¿Es válido que una factura en papel se envíe por correo electrónico más tarde?

La Dirección General de Tributos (DGT) ha emitido una nueva Consulta Vinculante V0666-22 de 28 de marzo de 2022, en el que se precisa qué deben considerarse como factura electrónica, especialmente cuando es una factura escaneada del formato físico, es decir, que debe considerarse factura electrónica cuando el emisor de la factura lo hace en papel con doble copia y posteriormente, mediante fichero electrónico, la envía por correo electrónico a su destinatario.

Contenido de la factura electrónica

El contenido de una factura electrónica es el mismo que el de una factura tradicional, conteniendo los elementos mínimos del artículo 6 del Reglamento de Facturación.

Sin embargo, el artículo 10.1 de dicho Reglamento, menciona específicamente cómo se emiten las facturas electrónicas, restringiéndolas para verificar su originalidad:

Puede emitirse mediante firmas electrónicas avanzadas basadas en certificados reconocidos y crearse mediante dispositivos seguros de creación de firmas.

Puede emitirse por intercambio electrónico de datos, siempre que el acuerdo asociado a este intercambio especifique el uso de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen de los datos y la integridad de los mismos.

Pueden emitirse mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Además, el artículo 9 del Reglamento de Facturación concluye que de manera genérica «se entenderá por facturas electrónicas aquellas facturas que (…) hayan sido expedidas y recibidas en formato electrónico».

¿Las facturas escaneadas, digitalizadas y enviadas al cliente son facturas electrónicas?

La DGT respondió en esta consulta a una persona física que desarrolla una actividad económica y emite sus facturas en papel con doble copia, y posteriormente introduce la información de las facturas en un fichero electrónico que envía por e-mail a su destinatario, respondiendo sobre la validez del sistema de expedición de facturas.

La DGT respondió que se consideraría factura electrónica una factura emitida y recibida en formato electrónico, aunque originalmente fuera una factura en papel y posteriormente se digitalizara. Sin embargo, para Hacienda no es factura electrónica aquella que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel, sean recibidas en este mismo formato por los destinatarios.

La Dirección General de Tributos señala que:

«Por tanto, una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por la consultante no así, sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel, sean recibidas en este mismo formato por los destinatarios.

De la información aportada en el escrito de consulta no se conoce con exactitud si la factura es entregada en papel o únicamente por correo electrónico, por lo que siendo válida tanto la facturación en papel como por medios electrónicos conforme a lo indicado previamente, solo tendrá la consideración de factura electrónica cuando haya sido expedida y recibida en formato electrónico y reúna todos los requisitos establecidos en el Reglamento citado».

En conclusión, la consideración como factura electrónica de una factura escaneada en formato físico dependerá de si este escaneo o digitalización es realizado por el emisor o por el receptor de la misma.

La nueva regulación de los programas contables utilizados por empresarios o profesionales

La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal introdujo un nuevo apartado j) al artículo 29 de la LGT, regulador de las obligaciones formales de los contribuyentes, redactado como sigue:

«j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad».

Esto no determina que deban emplearse una serie de programas tasados y homologados por la Administración tributaria sino que los programas contables deben contar con mecanismos de control de verificación. De este modo, nos recuerda la DGT en la mencionada consulta que:

«El desarrollo reglamentario mencionado en el artículo 29.2.j) está actualmente en curso de tramitación por lo que la forma de cumplimentar las obligaciones establecidas en dicho artículo aún está pendiente de aprobación, a efectos del desarrollo y definición de los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos así como, en su caso, la forma de certificarlos».