Factura electrónica B2B y Verifactu: qué son, en qué se diferencian y qué conviene revisar

Autor: Equipo fiscal y legal de Laver Consultores  |  Publicación: junio 2025  |  Última actualización: junio 2026

Factura electrónica y Verifactu son dos obligaciones distintas con dos normas distintas. La factura electrónica B2B regula cómo se intercambian las facturas entre empresas. Verifactu regula cómo debe funcionar internamente el software que las genera. Tienen calendarios distintos y afectan a aspectos distintos de la gestión de facturas.

Llevamos meses escuchando estos dos términos en casi todas las conversaciones con clientes. El problema es que se están usando indistintamente como si fueran la misma cosa. No lo son. Y mezclarlos lleva a interpretaciones erróneas en los dos sentidos: empresas que creen que ya resolvieron todo cuando solo atendieron una parte, y empresas que toman decisiones de software basadas en plazos que todavía no están definitivamente fijados.

En Laver vemos este malentendido con frecuencia. Antes de hablar de plazos, software o procesos internos, lo más útil es explicar con claridad de qué está hablando cada término.

Dos normativas distintas con dos objetivos distintos

La factura electrónica entre empresas tiene su base en la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece). Su objetivo es que las facturas dejen de ser documentos que una persona revisa manualmente y se conviertan en datos estructurados que los sistemas informáticos puedan procesar, validar e intercambiar de forma automática. Afecta a cómo se emiten, envían y reciben las facturas.

Verifactu (o Sistemas Informáticos de Facturación, SIF) tiene su origen en la Ley 11/2021 de prevención y lucha contra el fraude fiscal y su desarrollo técnico en el Real Decreto 1007/2023. No regula el formato de la factura que recibe el cliente, sino cómo debe funcionar internamente el software que la genera: qué garantías de integridad, trazabilidad e inalterabilidad debe ofrecer para que los registros de facturación no puedan ser manipulados.

La consecuencia práctica más relevante: son calendarios distintos. Verifactu tiene plazos fijados por ley. La factura electrónica B2B tiene plazos pendientes del reglamento definitivo. Esto significa que conviene analizarlos y planificarlos por separado, no como si fueran una única adaptación con un único plazo.

Las diferencias clave

La tabla siguiente recoge los aspectos que más preguntan nuestros clientes. La fila de plazos es especialmente importante porque refleja una diferencia relevante entre las dos obligaciones:

El dato que más sorprende en las conversaciones con clientes: el cliente puede seguir recibiendo un PDF aunque la empresa ya use software conforme a Verifactu. Verifactu no cambia lo que ve quien recibe la factura — cambia cómo funciona el sistema que la genera por dentro. Es un cambio de infraestructura interna, no de presentación.

El error más frecuente: creer que enviar PDFs ya es suficiente

Es la confusión que vemos con más frecuencia. Una empresa lleva años enviando facturas por email en formato PDF y asume que ya está usando factura electrónica. No es así.

Hace unos meses analizamos el caso de una agencia de publicidad de tamaño mediano. Llevaban años enviando facturas en PDF desde un programa de facturación básico y estaban convencidos de que ya cumplían con la normativa. Cuando revisamos su situación, encontramos tres aspectos a resolver: el software no generaba facturas en ningún formato estructurado, el proveedor del programa había anunciado que no iba a adaptar el producto a Verifactu, y el sistema de archivo no ofrecía las garantías de inalterabilidad que exige el RD 1007/2023. La revisión y el proceso de adaptación llevaron más de dos meses. Descubrirlo con tiempo les permitió abordarlo sin prisa.

Para que una factura sea electrónica en el sentido que exigirá la normativa B2B, deberá generarse en formatos estructurados que permitan su procesamiento automático, intercambio entre plataformas y trazabilidad. Entre los formatos contemplados actualmente se encuentran Facturae y UBL, aunque los requisitos técnicos definitivos dependen del reglamento todavía en desarrollo.

El impacto real depende del punto de partida de cada empresa. Una empresa con un ERP actualizado y procesos digitalizados probablemente solo necesitará revisar si su proveedor ya ha iniciado las adaptaciones necesarias. Una empresa que genera sus facturas desde Excel o Word, o con un programa sin mantenimiento activo, tiene más aspectos que analizar. En estos casos no se trata solo de un cambio de programa: puede implicar revisar cómo se aprueban las facturas, cómo se archivan y cómo se transmite la información a la asesoría.

El impacto en pequeñas empresas y autónomos

Existe la idea de que estos cambios afectan principalmente a grandes empresas con departamentos de IT. Nuestra experiencia con clientes apunta en otra dirección.

Hace unos meses analizamos el caso de una pyme del sector servicios que llevaba años utilizando un software de facturación que su proveedor había dejado de actualizar. Nadie en la empresa lo sabía: el programa seguía funcionando con normalidad para el día a día. Cuando consultaron al proveedor sobre la adaptación a Verifactu, la respuesta fue que el producto no iba a actualizarse. El proceso de cambio de software, importación del histórico y formación del equipo llevó casi tres meses. Haberlo sabido con antelación les permitió planificarlo sin presión.

Hay un segundo tipo de impacto que se habla menos: la curva de aprendizaje para usuarios no habituados a software de gestión. Una persona encargada de facturación, acostumbrada a trabajar en Word, empezó a probar un aplicativo de Verifactu en enero. Durante los primeros cinco meses no llegó a conectarlo con la AEAT y no se había enfrentado aún a la rectificación de facturas. Cuando por fin ganó soltura y se sintió segura, surgieron errores nuevos que no había visto en las pruebas iniciales. Para un usuario habituado a programas de gestión, CRM o contabilidad, la adaptación es prácticamente inmediata. Para quien viene de un sistema manual, la curva es real, especialmente en la rectificación de facturas. Son dos problemas distintos que requieren enfoques distintos.

Las empresas más grandes suelen tener ERPs actualizados y proveedores tecnológicos con los que tienen relación directa. Las pymes y los autónomos que trabajan con sistemas más básicos, TPVs con poco mantenimiento o programas de facturación pequeños tienen más motivo para verificar el estado de sus herramientas.

La recomendación que damos en estos casos: antes de evaluar si conviene cambiar de software, lo primero es saber si el actual va a adaptarse. Es una pregunta directa que cualquier usuario puede hacer a su proveedor, y cuya respuesta define el resto del proceso.

Lo que conviene revisar ahora

Antes de tomar decisiones sobre software o procesos, lo más útil es tener claro el punto de partida. En Laver, cuando acompañamos a un cliente en este análisis, revisamos tres aspectos:

• Si el software de facturación tiene prevista la adaptación a Verifactu. Los plazos de Verifactu ya están fijados por el RDL 15/2025 . El primer paso es confirmar con el proveedor si el producto estará adaptado y cuándo. Eso define si hay un proceso de cambio por delante o no.
• Cómo funciona actualmente la generación, aprobación y archivo de facturas. Independientemente de cuándo entre en vigor la factura electrónica B2B —cuyos plazos están todavía pendientes del reglamento definitivo ⚠—, conocer el proceso actual ayuda a valorar con precisión qué requerirá adaptación cuando llegue la norma.
• Si hay operaciones B2B relevantes y con qué clientes o proveedores. Algunas empresas ya intercambian facturas en formatos estructurados con Administraciones Públicas o grandes clientes. Ese punto de partida es relevante para valorar qué aspectos de la futura obligación B2B ya estarían cubiertos.

Preguntas frecuentes sobre factura electrónica y Verifactu

¿Factura electrónica y Verifactu son lo mismo?

No. Verifactu regula cómo debe funcionar internamente el software de facturación. La factura electrónica B2B regula cómo se emiten e intercambian las facturas entre empresas. Tienen normas de origen distintas, objetivos distintos y calendarios distintos.

¿Cuáles son los plazos de Verifactu?

Los plazos fijados por el RDL 15/2025 son: antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y personas jurídicas sujetas al IS, y antes del 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de obligados. Los fabricantes de software tenían como referencia julio de 2025. Verificar el estado actualizado con BOE y AEAT antes de publicar.

¿Y los plazos de la factura electrónica B2B?

El Real Decreto 238/2026 (BOE 31-mar-2026, en vigor desde el 20 de abril de 2026) fija la estructura de plazos: 12 meses para empresas con volumen superior a 8 millones de euros y 24 meses para el resto, ambos desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial prevista para octubre de 2026. Los plazos orientativos resultan así en octubre de 2027 y octubre de 2028 respectivamente. La fecha definitiva quedará confirmada con la OM.

¿Verifactu obliga a cambiar de software?

No necesariamente. Depende de si el software que usa la empresa ya está adaptado o tiene prevista la adaptación. Muchos proveedores ya están actualizando sus productos. El primer paso es preguntar directamente al proveedor cuál es su hoja de ruta para el cumplimiento del RD 1007/2023.

¿Una factura en PDF sigue siendo válida?

Para operaciones con consumidores finales, sí, en general. Para operaciones B2B, la futura normativa exigirá formatos estructurados. En cualquier caso, el cliente puede seguir recibiendo un PDF; lo que cambia es el proceso interno de generación y archivo.

¿Qué pasa si mi asesoría también tiene que adaptarse?

Las asesorías y gestoras también utilizan software que tendrá que cumplir con Verifactu. En Laver ya estamos en proceso de adaptación de nuestras herramientas para garantizar continuidad de servicio. Si tienes dudas sobre cómo puede afectar a la gestión de tu contabilidad, es una buena pregunta para hacerle a tu asesoría.

Cómo puede ayudarte Laver

La pregunta más frecuente que recibimos sobre este tema es: ¿mi software actual va a cumplir los nuevos requisitos o necesitaré cambiarlo? Es la pregunta correcta. Y es la que conviene responder antes de tomar cualquier otra decisión.

En Laver podemos ayudarte a analizar tu situación actual: qué software estás usando, si tiene prevista la adaptación a Verifactu, cómo funciona actualmente tu proceso de facturación y qué aspectos conviene revisar en función de tu actividad y tus clientes. El objetivo es tener una imagen clara del punto de partida, no generar urgencia sobre algo que todavía tiene margen de planificación.

¿Quieres analizar cómo te afectan estas normativas? En Laver lo revisamos contigo en una primera consulta gratuita. Contacta en laverconsultores.com/servicios/factura-electronica/ o llámenos al 932 929 930.

Normativa de referencia

• Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal — BOE-A-2021-11473
• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) — BOE-A-2022-15818
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre — Reglamento sistemas informáticos de facturación (Verifactu/SIF)
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE 3 dic 2025) — plazos Verifactu
• Borrador Orden Ministerial factura electrónica B2B — publicado abril 2026.